Die Eisenhower Methode, auch Eisenhower Prinzip genannt, gehört zu den effektivsten Methoden im Zeitmanagement. Mit dieser einfachen Arbeitsmethodik lassen sich unsere Aufgaben nach ihren Prioritäten kategorisieren.
Viele Leute erstellen eine To-Do-Liste mit ihren Aufgaben, die sie dann einfach nur abhaken. So haben alle Aufgaben die gleiche Wichtigkeit, es werden also keine Prioritäten gesetzt.
Viel sinnvoller ist die Priorisierung unserer Aufgaben. Denn laut Pareto Prinzip, einer weiteren wichtigen Zeitmanagement Methode, sind Aufgaben nicht gleichwertig. Sie unterscheiden sich also in ihrer Wichtigkeit und müssen deshalb nach Prioritäten geordnet werden.
Wenn wir produktiver arbeiten wollen, müssen wir uns auf die wichtigen Aufgaben konzentrieren. Oft erledigen wir jedoch Aufgaben mit geringer Wichtigkeit. Diese müssen also niedrigere Prioritäten bekommen.
Das Eisenhower Prinzip verbessert unser Zeitmanagement, denn es hilft uns dabei, wichtige von unwichtigen Aufgaben zu unterscheiden. So können wir unsere Aufgaben priorisieren, also in eine Rangfolge bringen.
Die Eisenhower Methode teilt Aufgaben in vier Kategorien, auch Quadranten genannt, ein. Dabei wird unterschieden zwischen Wichtigkeit bzw. Dringlichkeit der Aufgaben.
Im Folgenden zeige ich, wie die Eisenhower Methode Ihnen dabei hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen.
Erster Eisenhower Quadrant: Aufgaben, die wichtig und gleichzeitig dringend sind
Dazu gehört beispielsweise ein wichtiges Projekt, das zu einem festgelegten Zeitpunkt abgeschlossen sein muss. Auch Beschwerden wichtiger Kunden und Notfälle, wie ein defekter Computer oder eine Störung auf Ihrer Webseite fallen in diesen Bereich.
Ebenso zählt dazu die Beantwortung einer email eines wichtigen Kunden oder Geschäftspartners. Wichtig und dringend wäre auch die Kontaktaufnahme zu einem wichtigen Kunden, wenn diese zu einem Verkauf führen könnte.
Diese Dinge können, wenn Sie nicht schnell handeln, unmittelbar finanziellen Schaden anrichten. Umgekehrt können sie aber auch zur Wertsteigerung beitragen. Denn im Falle eines Verkaufs verdienen Sie direkt Geld.
Solche Aufgaben mit hoher Wichtigkeit und gleichzeitiger Dringlichkeit sind eilig und sollten schnellstmöglich erledigt werden. Trotzdem sollten Sie nicht mehr als 20 Prozent Ihrer Arbeitszeit beanspruchen. Der folgende Quadrant ist nämlich noch wichtiger.
Zweiter Eisenhower Quadrant: Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind
Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind, tragen langfristig ganz besonders zur Steigerung Ihrer Produktivität bei. Geben Sie diesen Dingen die höchsten Prioritäten.
Ein Beispiel hierfür ist die regelmäßige Erstellung und Verbesserung von Produkten für Ihre Kunden. Des weiteren gehören dazu Marketingkampagnen, Kontakte zu Geschäftspartnern, die Kundenpflege sowie die Gewinnung neuer Kunden. Ziel dieser Tätigkeiten ist es, mehr Produkte zu verkaufen und damit den Wert Ihrer Arbeit bzw. Ihres Unternehmens zu steigern.
In diese Kategorie gehört auch Ihre Persönlichkeitsentwicklung, z.B. die Steigerung Ihres Selbstbewusstseins und Ihrer Disziplin. So können Sie langfristig mehr Motivation aufbringen und Niederlagen besser wegstecken.
In den Bereich der wichtigen, aber nicht dringenden Aufgaben fällt auch die regelmäßige Weiterbildung. Verbessern Sie Ihre Fähigkeit in Ihrem Fachgebiet. So sorgen Sie dafür, dass Sie langfristig erfolgreicher werden.
Auch Ihre Gesundheit ist von größter Wichtigkeit und sollte deshalb die höchste Priorität bekommen. Viele Unternehmer achten nicht auf Ihren Körper und überfordern sich so massiv. Legen Sie also immer wieder Pausen ein und sorgen Sie für ausreichende Erholung. Bewegen Sie sich regelmäßig und achten Sie auch auf gesundes Essen.
Verbringen Sie 70 bis 80 Prozent Ihrer Arbeitszeit mit diesen Aufgaben. Sie tragen am meisten zum Wert Ihrer Arbeit bei.
Dritter Eisenhower Quadrant: Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind
Diese Aufgaben sind wenig produktiv. Manchmal müssen diese erledigt werden, tragen aber langfristig kaum zum Erfolg eines Unternehmens bei. Sie führen nicht unmittelbar zur Wert- oder Umsatzsteigerung. Damit sind sie von untergeordneter Priorität.
In diesen Bereich gehört die Bearbeitung von unwichtigen emails oder SMS sowie viele unserer Telefonate. Auch die meisten Unterbrechungen während der Arbeit zählen dazu.
Denken Sie daran: Diese Aufgaben haben meistens Dringlichkeit für andere Personen, nicht für Sie selbst!
Vermeiden Sie die „Dringlichkeitsfalle“, indem Sie alle emails sofort beantworten. Wenn Sie das tun, verringern Sie Ihre Produktivität massiv! In aller Regel genügt es, Ihre emails zwei Mal am Tag zu checken.
Verschieben Sie Aktivitäten mit Dringlichkeit aber ohne Wichtigkeit auf einen späteren Zeitpunkt oder delegieren Sie diese an andere Personen. Häufig können Sie solche Aufgaben sogar ganz weglassen.
Eine gute Zeitplanung kann Ihnen dabei helfen produktiver zu arbeiten: Erledigen Sie zuerst Ihre wichtigen Aufgaben. Beantworten Sie danach Ihre emails in einem dafür festgelegten Zeitfenster.
Diese Aufgaben sollten nicht mehr als 10 Prozent Ihrer Arbeitszeit beanspruchen.
Vierter Eisenhower Quadrant: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind
Beispiele sind Zeitfresser wie soziale Medien und emails, die gar nicht in Verbindung zu Ihrer Arbeit stehen. Weitere Beispiele sind zielloses Surfen im Internet und das Konsumieren der neuesten Nachrichten.
Diese Beschäftigungen sind wertlos und dürfen keinerlei Prioritäten bekommen. Sie verringern zudem Ihre Produktivität und sind zeit- und kraftraubend. Verwerfen Sie diese Handlungen deshalb am besten vollständig während Ihrer Arbeitszeit.
Solche Aktivitäten bieten nur kurzfristig Ablenkung und Zerstreuung. Sie können der Entspannung und Erholung dienen und damit auch sehr sinnvoll sein. Während der Arbeit sind sie aber kontraproduktiv. Verlegen Sie solche Aktionen deshalb in Ihre Pausen oder in Ihre Freizeit.
Fazit
Die aus dem Zeitmanagement bekannte Eisenhower Methode verdeutlicht eine Tatsache: Dinge, die wichtig sind, sind meistens nicht dringend. Umgekehrt sind dringende Dinge meistens nicht so wichtig.
Die meisten Leute konzentrieren sich zu oft auf die Aktivitäten, die keinen Wert für ihr Business bzw. für Sie selbst haben. Machen Sie es lieber umgekehrt: Verbringen Sie den größten Teil Ihrer Zeit mit wertvollen Aufgaben. Setzen Sie also die richtigen Prioritäten! Das Eisenhower Prinzip hilft Ihnen dabei.
Konzentrieren Sie sich vor allem auf die Handlungen mit der größten Wichtigkeit. Dabei sind folgende Fragen hilfreich:
- Welche Aktivitäten sind langfristig am wertvollsten für mein Business? Wie kann ich mehr Zeit dafür aufbringen?
- Welche Aufgaben erledige ich regelmäßig, die wenig Wert erzeugen? Wie kann ich weniger Zeit damit verbringen?
- Welche Tätigkeiten sind völlig nutzlos? Wie kann ich diese vermeiden?
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