Zu einem erfolgreichen Zeitmanagement gehört es, dass wir permanent Prioritäten setzen. Nur wenn wir uns immer wieder auf die wichtigsten Aufgaben konzentrieren, können wir unsere Ziele erreichen und langfristig Erfolg verbuchen.
Erfolgreiche Menschen richten ihre volle Aufmerksamkeit auf die Priorisierung ihrer Aufgaben.
Im Folgenden gebe ich Ihnen vier Tipps, wie Sie Prioritäten setzen.
1. Planen Sie Ihren Tag
Checken Sie, wie die meisten Leute morgens gleich Ihre emails? Viele denken, dass das so sein muss. Aber wollen Sie wirklich zulassen, dass andere über die Gestaltung Ihres Tages bestimmen?
Folgende Strategie ist zielführender: Legen Sie zuerst fest, welche Aufgaben heute wirklich wichtig sind. Erstellen Sie dazu einen schriftlichen Tagesplan. Erledigen Sie zunächst die wichtigste Aufgabe und öffnen Sie erst danach Ihren Posteingang.
Wenn wir Prioritäten setzen, bevor wir anfangen zu arbeiten, hat das folgende Vorteile: Wir verpflichten uns eher unsere Aufgaben zu erledigen und lassen uns nicht so leicht ablenken. Wenn wir genau wissen, was wir zu tun haben, arbeiten wir motivierter und können uns besser auf das Wichtigste fokussieren.
Setzen Sie abends die Prioritäten für den nächsten Tag. Legen Sie nicht zu viele Aufgaben pro Tag fest, beispielsweise ein bis fünf Tätigkeiten.
2. Ordnen Sie Ihre Aufgaben immer nach Prioritäten
Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach Prioritäten. Die wichtigste Aufgabe bekommt die höchste Priorität, steht also ganz oben auf der Liste. Fokussieren Sie sich zunächst nur auf diese. Alle anderen Aufgaben sind dann weniger wichtig.
Erledigen Sie zuerst immer die wichtigen Aufgaben, dann die weniger wichtigen. Fokussieren Sie Ihre Energie und Aufmerksamkeit auf die Aufgaben, welche die höchste positive Auswirkung haben. Ständiges Checken von emails und das Lesen der neuesten Nachrichten gehören nicht zu den Aktivitäten, die einen positiven Einfluss haben.
Prioritäten, die längerfristig ausgerichtet sind, haben eine höhere Wichtigkeit als kurzfristige. Arbeiten Sie also zuerst an denjenigen Aufgaben, die langfristig positive Auswirkungen haben.
3. Wenden Sie das Eisenhower Prinzip an
Das Eisenhower Prinzip ist eine Methode zur Priorisierung unserer Aufgaben. Die richtigen Prioritäten setzen wir hierbei, indem wir die Aufgaben jeweils einem von vier Bereichen, auch Quadranten genannt, zuteilen.
Erster Eisenhower Quadrant: wichtig und dringend
Bei wichtigen und dringenden Aufgaben handelt es sich oft um Notfälle, wie technische Störungen oder sonstige Probleme, die sofort gelöst werden müssen.
Manche Menschen verbringen die meiste Zeit mit dem Lösen dringender Probleme. Wenn wir häufig wichtige und gleichzeitig dringende Aufgaben bewältigen müssen, geraten wir leicht in Stress. Aufgaben, die in diesen Quadranten fallen, können wir oft vermeiden, indem wir entsprechende Vorkehrungen treffen.
Zweiter Eisenhower Quadrant: wichtig und nicht dringend
Effektive Menschen verbringen ihre Zeit meist mit wichtigen Dingen, die nicht dringend, die aber für ihr Business langfristig wichtig sind.
Darunter fallen Tätigkeiten, die gewinnsteigernd sind, beispielsweise neue Produkte erstellen, Maßnahmen im Marketing, Kunden gewinnen usw.. Ebenso gehören dazu Vorbereitung und Planung, Persönlichkeitsentwicklung, Sport treiben, gute Beziehungen und gesundes Essen. Wichtige Dinge, die nicht dringend sind, erfordern Initiative, wir müssen also selbst aktiv werden. Oft geht es hier darum, langfristig ein wichtiges Ergebnis zu erreichen.
Dritter Eisenhower Quadrant: nicht wichtig und dringend
Viele Menschen verbringen zu viel Zeit mit dringenden Aufgaben, die aber unwichtig sind.
Dringend kann beispielsweise das Klingeln eines Smartphones oder das Eintreffen einer email sein. Häufig ist dies aber überhaupt nicht wichtig. Zahlreiche emails, Telefonate oder SMS haben nur wenig oder gar keinen Nutzen. Sie halten uns oft nur davon ab, wichtige Aufgaben zu erledigen.
Wenn wir uns ständig damit beschäftigen, reagieren wir meist nur auf die Prioritäten anderer Leute. Dabei fühlen wir uns häufig überfordert und geraten in Stress.
Vierter Eisenhower Quadrant: nicht wichtig und nicht dringend
Viele von uns verbringen die Zeit öfters mit Tätigkeiten, die in Bezug auf unsere Arbeit völlig nutzlos sind. Dazu gehört, permanent die Nachrichten zu verfolgen, sich mit den sozialen Medien einfach nur abzulenken sowie Klatsch und Tratsch. Beschäftigen Sie sich damit lieber in Ihrer Freizeit.
4. Nutzen Sie das Pareto Prinzip
Laut Pareto Prinzip bestimmen 20 % unserer Aufgaben über 80 % unseres Erfolgs. Umgekehrt tragen die verbleibenden 80 % der Aufgaben nur 20 % zu unserem Erfolg bei!
Das Pareto Prinzip macht damit sehr deutlich, dass wir uns insbesondere auf die wenigen wirklich wichtigen Aufgaben fokussieren sollten. Es zeigt uns auch, dass die meisten unserer Aufgaben unwichtig sind, was den langfristigen Erfolg betrifft.
Erstellen Sie regelmäßig eine Liste mit denjenigen Aktivitäten, die Sie in Ihrem Business am ehesten voranbringen. Legen Sie fest, welche Ihrer Aufgaben wertvoll bzw. wichtig sind.
Fragen Sie sich, welche regelmäßigen Aktivitäten die größten Resultate bringen. Welche Aktivität ergibt den höchsten Wert? Welche Tätigkeit ist wirklich von Bedeutung?
Folgende Fragen vereinfachen die Priorisierung: Warum will ich das tun? Was ist mein Ziel? Was passiert, wenn ich es nicht tue? Was sind die langfristigen Konsequenzen, wenn ich diese Aufgabe erledige?
Fazit
Prioritäten zu setzen gehört zu jedem effektiven Zeitmanagement. Wenn wir Prioritäten setzen, reagieren wir nicht auf andere, wir entscheiden selbst.
Wie gelingt die Priorisierung unserer Aufgaben? Legen Sie diese im voraus fest, indem Sie am Vorabend einen Tagesplan erstellen. Das Sortieren Ihrer Aufgaben nach Prioritäten sorgt dafür, dass die wichtigste Tätigkeit immer als erstes erledigt wird. Das Eisenhower Prinzip hilft Ihnen Prioritäten festzulegen, indem Sie jede Aufgabe je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit einem Quadranten zuteilen. Das Pareto Prinzip zeigt Ihnen deutlich, welche Aufgaben langfristig wirklich wichtig und welche unwichtig sind.
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