Zu den grundlegenden Fähigkeiten eines Internet Unternehmers gehört es Prioritäten setzen zu können. Nur wenn Sie den „richtigen“ Dingen den Vorrang geben ist effizientes und effektives Arbeiten möglich. Nur dann können Sie langfristig erfolgreich sein. Wenn Sie die falschen Prioritäten setzen, verschwenden Sie wertvolle Ressourcen.
Wir können Tätigkeiten nach folgenden Kriterien einteilen: Es gibt dringende und nicht dringende Tätigkeiten sowie wichtige und nicht wichtige. Dringende Dinge erfordern sofortige Handlung, wie z. B. ein klingelndes Telefon. Wichtige Dinge dagegen sind auf ein Ergebnis oder ein längerfristiges Ziel ausgerichtet sind. Wichtig wäre beispielsweise ein Business aufzubauen.
In diesem Artikel zeige ich Ihnen, wie Sie bei den einzelnen Tätigkeiten die richtigen Prioritäten setzen.
1. Geben Sie Dingen, die wichtig und nicht dringend sind, oberste Priorität
Diese Aufgaben müssen an erster Stelle stehen.
Verbringen Sie die meiste Zeit mit Dingen, die wichtig, aber nicht dringend sind? Dann handeln Sie zukunftsorientiert. Diese Dinge bringen Ihr Unternehmen langfristig voran und sind wichtig für Ihren Erfolg.
Wichtige, aber nicht dringende Dinge sind beispielsweise die Erstellung neuer Artikel oder Produkte, das Verfassen von emails für Ihren Newsletter, die langfristige Planung für Ihr Business oder vorbereitende Maßnahmen für ein neues Projekt. Dazu gehört auch, dass Sie die Beziehungen zu wichtigen Kunden pflegen oder neue Kunden gewinnen.
Ebenso fällt in diesen Bereich das Erlernen von neuem Fachwissen, die Persönlichkeitsentwicklung, körperliche Betätigung sowie gesundes Essen. All dies sind Dinge, die zwar nicht sofort getan werden müssen, die aber für Sie und Ihr Business auf lange Sicht von großer Bedeutung sind.
Wichtige Dinge, die nicht dringend sind, erfordern Initiative, wir müssen aktiv werden.
Effektive Unternehmer verbringen den größten Teil ihrer Zeit mit wichtigen Dingen, die nicht dringend sind, die aber Ihr Leben und Ihr Business wertvoller machen. Diese Aktivitäten steigern den Umsatz Ihres Business und tragen dazu bei, dass Sie Ihren Kunden einen höheren Nutzen bieten können.
2. Verschieben Sie Dinge, die nicht wichtig, aber dringend sind
Manche Dinge sind nicht wichtig, aber dringend, z. B. das plötzlich klingelnde Telefon oder Smartphone, eine gerade eingehende email oder eine Nachricht auf Twitter.
Ganz oft sind dringende Dinge unwichtig. Auf dringende Dinge reagieren wir meist nur. Es handelt sich um äußere Einflüsse, die wir uns nicht ausgewählt haben.
Viele Leute verbringen viel Zeit mit dringenden, aber nicht wichtigen Dingen. Sie reagieren dabei meist nur auf die Prioritäten anderer Leute und fühlen sich oft als Opfer und machtlos.
Dinge, die nicht wichtig, aber dringend sind, verlegen Sie am besten auf bestimmte Zeiten am Tag. Diese sollten für Sie als Unternehmer keinen Vorrang haben.
Sie müssen z. B. auf eingehende emails in aller Regel nicht sofort antworten. Zum einen werden Sie dann bei Ihrer momentanen Arbeit nicht ständig unterbrochen, zum anderen ist es eine sozusagen erzieherische Maßnahme: Wenn Sie nicht immer sofort antworten, entsteht beim Sender nicht die Erwartung, dass er stets gleich eine Antwort bekommt. Das befreit Sie von unnötigem Druck. Sie könnten z. B. für Ihre Telefonate oder die Bearbeitung Ihrer emails eine festgelegte Zeit am Nachmittag einplanen.
3. Reduzieren Sie Dinge, die wichtig und gleichzeitig dringend sind
Es gibt wichtige Dinge, die außerdem dringend sind, z. B. wenn Ihre Website nicht mehr funktioniert, wenn ein wichtiger Kunde ein Problem hat oder wenn eine Deadline bei einem wichtigen Projekt näher rückt. Dann müssen Sie natürlich sofort handeln bzw. das Problem beheben.
Wenn wichtige und dringende Dinge auftreten, müssen Sie zwar sofort reagieren, aber Sie sollten trotzdem versuchen, diese Dinge zu reduzieren. Z. B. könnten Sie vorbeugende Maßnahmen treffen, damit Ihre Webseite möglichst immer zur Verfügung steht bzw. damit Sie Deadlines in Zukunft besser einhalten können usw..
Dinge, die dringend und gleichzeitig wichtig sind, bezeichnen wir oft als Probleme. Sie erzeugen Stress. Manche von uns verbringen die meiste Zeit mit diesen Dingen.
Viele Leute machen den Fehler, dass Sie dringenden und vermeintlich wichtigen Dingen die Priorität geben. Aber oft sind diese Dinge für das eigene Business gar nicht wichtig. Dabei handelt sich meist um die Erwartungen anderer Leute und deren Prioritäten.
Passen Sie deshalb auf, dass Sie nicht in diese Falle geraten und überlegen Sie zunächst immer, ob diese Sache jetzt wirklich so wichtig ist oder nicht.
4. Vermeiden Sie Dinge, die nicht wichtig und nicht dringend sind
Dingen, die nicht wichtig und nicht dringend sind, sollten wir gar keine Priorität geben.
Viele von uns verbringen die Zeit, in der wir eigentlich wertvolle Arbeit erledigen könnten, oft mit Tätigkeiten, die gar keinen Nutzen haben.
Dazu gehören z. B. Dinge wie Klatsch und Tratsch, unwichtige Nachrichten, ständig die aktuellen Börsenkurse verfolgen, unnützes Surfen im Internet während der Arbeitszeit, belanglose emails oder die Beschäftigung mit sozialen Medien, die gar nichts mit dem Business zu tun haben.
Vermeiden Sie möglichst die Dinge, die nicht wichtig und nicht dringend sind. Diese halten Sie nur von den bedeutsamen Dingen ab, die wichtig für Ihren Erfolg sind.
Wir unterschätzen oft, wie sehr uns diese Zeiträuber von unserer Arbeit ablenken können. Es ist so einfach, sich von diesen Dingen abhängig zu machen!
Diese Ablenkungen haben nur ihre Berechtigung, wenn es darum geht, gezielt abzuschalten. Verlegen Sie also solche Tätigkeiten deshalb besser in Ihre Pausen oder auf den Abend, nachdem Sie Ihre Arbeit im Business erledigt haben.
Fazit:
Wichtige Dinge, die gleichzeitig nicht dringend sind, haben höchste Priorität. Dazu gehören die Erstellung neuer Produkte, die Pflege Ihrer Kundenbeziehungen, aber auch Ihre persönliche Weiterentwicklung und der Erhalt Ihrer Gesundheit und Fitness.
Verschieben oder delegieren Sie Dinge, die nicht wichtig, aber trotzdem dringend sind. Sie haben keine große Bedeutung. Darunter fallen klingelnde Smartphones und Telefone, eingehende emails und sonstige Unterbrechungen.
Dinge, die wichtig und gleichzeitig dringend sind, haben hohe Priorität und auf sie müssen Sie meist sofort reagieren. Sie sollten aber versuchen, diese möglichst zu reduzieren. Das könnten Probleme bei wichtigen Kunden sein oder kurz bevorstehende Deadlines. Passen Sie auf, dass Sie nicht alle dringenden Dinge als wichtig einstufen, nur weil andere Leute Ihnen das vermitteln!
Dinge, die nicht wichtig und auch nicht dringend sind haben sind nicht von Bedeutung. Vermeiden Sie diese Tätigkeiten während Ihrer Arbeitszeit komplett. Darunter fallen Dinge wie Klatsch und Tratsch, unwichtige Nachrichten verfolgen, unnötiges Surfen im Internet usw.. Diese Ablenkungen halten uns von der wichtigen Arbeit ab und verhindern, dass wir im Business vorankommen.
Wenn Sie diese Regeln beachten und bei Ihren Aufgaben die richtigen Prioritäten setzen, haben Sie längerfristig Erfolg!
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