Wie können wir unsere Produktivität steigern? In der heutigen Zeit sind wir ständig einer Fülle von Informationen ausgesetzt und müssen andauernd auf andere reagieren. Wir werden also permanent von der Arbeit abgelenkt. Wenn wir produktiv arbeiten wollen, bedarf es entsprechender Gegenstrategien.
In diesem Artikel erfahren Sie 5 hilfreiche Tipps, wie Sie eine Produktivitätssteigerung erzielen.
1. Vermeiden Sie Unterbrechungen
Wenn wir unsere Produktivität steigern wollen, müssen wir den richtigen Umgang mit Unterbrechungen lernen.
Wir alle sind fast immer online und können deshalb jederzeit unterbrochen werden. Ob Smartphone oder Notebook, ständig prasseln Mails, SMS, oder Anrufe auf uns ein. Diese Unterbrechungen führen dazu, dass wir uns kaum noch auf unsere Arbeit konzentrieren können.
Sorgen Sie dafür, dass Sie während einer komplexen Aufgabe nicht unterbrochen werden. Schalten Sie in dieser Zeit nach Möglichkeit Ihr Smartphone aus oder legen es an einen anderen Ort. Wenn Sie am Notebook arbeiten, schließen Sie Ihre email-Apps und soziale Medien.
Planen Sie Unterbrechungen zu bestimmten Zeiten. Teilen Sie beispielsweise Anrufern mit, dass Sie zwischen 15 bis 16 Uhr telefonisch erreichbar sind. In dieser Zeit können Sie auch emails und SMS beantworten.
Bringen Sie die Aufgabe, die Sie erledigen, erst zu Ende, bevor Sie sich anderen Dingen widmen.
2. Checken Sie nicht ständig Ihre Mails
Eine Produktionssteigerung erreichen Sie ganz einfach, indem Sie Ihre Mails weniger oft checken. Durch dieses Verhalten unterbrechen wir uns immer wieder selbst, übrigens ganz freiwillig.
Viele Menschen lenken sich durch das dauernde Checken ihrer Mails gerne ab. Auf diese Weise schieben sie unangenehme, schwierige und leider meist auch wichtige Dinge auf.
In der Regel ist es absolut ausreichend, täglich zweimal die Mails zu checken. Sie müssen Ihren Posteingang nicht dauernd auf neue Mails überprüfen. Das ist nur dann notwendig, wenn Sie im Support tätig sind oder noch Informationen benötigen, ohne die Sie eine Aufgabe nicht erledigen können.
Viele emails sind nicht für uns wichtig, sondern nur für den Absender. Durch dauerndes Checken unserer Mails geben wir die Verantwortung an andere ab. Lassen Sie nicht zu, dass andere darüber bestimmen, wie Sie Ihre Arbeitszeit gestalten.
Auf die meistens emails müssen Sie nicht sofort antworten. Das ist bei der großen Flut dieser Nachrichten auch gar nicht möglich.
3. Erstellen Sie einen Tagesplan
Wenn Sie täglich einen Plan erstellen, demonstrieren Sie, dass Sie professionell arbeiten. Alle erfolgreichen Leute erstellen einen Tagesplan.
Mit einem Tagesplan erzielen Sie eine erhebliche Produktivitätssteigerung. Wenn Sie Ihre Aufgaben schon im voraus festlegen, gehen Sie motivierter an die Arbeit.
Außerdem geben Sie Ihrem Arbeitstag eine Struktur. Sie übernehmen selbst die Verantwortung dafür, wie Sie Ihren Tag gestalten und überlassen Ihre Arbeit nicht dem Zufall.
Ein Tagesplan enthält alle zu erledigenden Aufgaben für einen Tag. Erstellen Sie diesen immer schriftlich, denn damit bekommt er mehr Verbindlichkeit.
Gewöhnen Sie sich an, den Plan am Abend vorher zu erstellen. Dann kann sich Ihr Unterbewusstsein schon auf die Aufgaben des nächsten Tages einstellen.
4. Erledigen Sie die wichtigsten Dinge immer zuerst
Unsere Produktivität steigern wir massiv, indem wir Prioritäten setzen.
Wenn Sie in Ihren Tagesplan beispielsweise drei Aufgaben geschrieben haben, gibt es meist eine davon, die wichtiger ist als die beiden anderen. Konzentrieren Sie sich zunächst nur auf diese wichtigste Aufgabe und erledigen diese zuerst.
Die wichtigste Aufgabe ist die, die für Sie oder Ihr Business den größten Nutzen erbringt. Oft sind gerade diese Aufgaben anstrengend und schwierig. Es ist keine gute Idee, zuerst die einfachen Dinge zu erledigen und das Wichtigste auf später zu verschieben.
Nachdem wir die schwierigste Aufgabe erledigt haben, fühlen wir uns besser und gehen motivierter an die nachfolgenden Arbeiten. Außerdem hat sich gezeigt, dass die meisten Menschen morgens am effektivsten arbeiten können und zu dieser Zeit die größte Willenskraft besitzen.
5. Lernen Sie „nein“ zu sagen
Steigern Sie Ihre Produktivität indem Sie öfter nein sagen. Wir können einfach nicht allen gerecht werden und gleichzeitig produktiv arbeiten.
Immer wieder gibt es Menschen, die uns mit scheinbar wichtigen Dingen unterbrechen und uns von der Arbeit abhalten. Wenn wir immer immer ja sagen, überfordern wir uns meist hoffnungslos. So können wir uns nicht mehr richtig auf das Wesentliche konzentrieren.
Fragen Sie sich immer: Bringt mich diese Sache meinen großen Zielen näher? Habe ich überhaupt Zeit dafür? Wenn die Antwort für Sie „nein“ lautet, lehnen Sie ab, auch wenn es häufig schwer fällt.
So äußern Sie ein nein, ohne den anderen zu verletzen: Teilen Sie dem anderen mit, dass Sie im Moment Wichtiges zu erledigen oder andere Verpflichtungen haben. Äußern Sie besser ein deutliches „nein“ statt ein „vielleicht“. Dann weiss der andere woran er ist.
Fazit
So werden Sie Ihre Produktivität steigern: Lassen Sie keine Unterbrechungen zu, checken Sie Ihre emails nur zweimal täglich, erstellen Sie einen Tagesplan, erledigen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst und sagen Sie häufiger nein.
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