Warum sollten wir einen Tagesplan erstellen? Weil wir mit dieser einfachen Methode im Zeitmanagement unsere Produktivität steigern können. Ein Tagesplan sorgt nachweislich für mehr Effektivität und Effizienz im Business. Für erfolgreiche Unternehmer ist eine tägliche Aufgabenplanung unverzichtbar.
Eine Tagesplanung hilft uns dabei, dass wir weniger Zeit unproduktiv verbringen. Am Ende unseres Arbeitstages sehen wir, was wir alles geschafft haben. Das gibt uns ein gutes Gefühl und hilft uns unsere Motivation zu steigern.
Durch einen Tagesplan wird Ihr Arbeitstag strukturiert. Er sorgt für eine bessere Zeiteinteilung. Sie bekommen einen Überblick und mehr Kontrolle über Ihre Aufgaben. Das verringert Stress und macht uns entspannter.
Ihr Tagesplan ist wie eine Art Checkliste. Sie wissen immer, welche Aufgaben schon erledigt sind und welche Sie noch zu bewältigen haben. Wir verzetteln uns nicht so schnell und können uns besser auf unsere Aufgaben fokussieren. Das sorgt für höhere Konzentration beim Arbeiten.
In diesem Artikel gebe ich Ihnen 7 Tipps, wie Sie einen Tagesplan erstellen.
1. Tagesplan schriftlich erstellen
Schreiben Sie alle Aufgaben eines Arbeitstages in Ihren Tagesplan. Das schriftliche Fixieren vergrößert die Wahrscheinlichkeit, dass Sie diese Aufgaben auch tatsächlich erledigen.
Mit der Schriftlichkeit steigern wir unsere Effektivität gegenüber dem bloßen Nachdenken. Indem wir die wichtigen Dinge aufschreiben, fühlen uns eher daran gebunden, diese auch umzusetzen.
Mit unserem Schriftstück in der Hand wissen wir immer, was wir zu tun haben. Wenn wir etwas schriftlich vor uns sehen, fallen uns manchmal auch weitere Dinge ein, die uns ansonsten nicht in den Sinn kämen.
2. Tagesplan am Vorabend erstellen
Erstellen Sie Ihren Tagesplan für den kommenden Tag am besten am Vorabend. Es ist entlastend, sich früh Gedanken über die Aufgaben des nächsten Arbeitstages zu machen.
Wenn wir wissen, was wir am nächsten Tag alles erledigen müssen, können wir besser abschalten. Das sorgt für einen erholsameren Schlaf, und so wachen wir am nächsten Tag entspannter auf.
Sehen Sie sich Ihren Tagesplan morgens vor dem Arbeiten nochmals durch. Machen Sie sich dabei Gedanken, wie Ihre Arbeit auf optimale Weise erledigt werden kann.
3. Kalender verwenden
Vergrößern Sie die Chance, dass Sie Ihre Aufgaben auch tatsächlich erledigen! Wie geht das? Indem Sie alle wichtigen Aktivitäten des Tages konsequent in Ihren Kalender eintragen.
Z. B. könnte in Ihrem Kalender stehen „von 14 bis 16 Uhr Artikel schreiben.“ Dieser Eintrag schafft mehr Verbindlichkeit, und Sie erhöhen damit auch Ihre Motivation, die Aufgabe anzupacken.
4. Wichtige Aufgaben früh morgens erledigen
Zur Bewältigung wichtiger Aufgaben benötigen wir Willenskraft. Diese gehört zu den begrenzten Ressourcen und verbraucht sich im Laufe eines Arbeitstages. Zu Beginn des Tages besitzen wir am meisten Energie. Deshalb sind die viele Menschen morgens am produktivsten.
Es ist es sinnvoll, die wichtigsten Aufgaben bis zum Nachmittag abzuschließen. Oft lässt unsere Motivation und Konzentration spät nachmittags merklich nach.
5. Prioritäten setzen
Schreiben Sie 3 bis 5 Aufgaben in Ihren Tagesplan, die Sie an diesem Arbeitstag unbedingt erledigen wollen. Hilfreich hierzu sind folgende Fragen: „Gibt es wesentliche Aktivitäten, die mein aktuelles Projekt nach vorne bringen?“, „Was ist der nächste Schritt?“
Ordnen Sie diese Aktivitäten nach ihren Prioritäten in absteigender Reihenfolge. Die wichtigen Aufgaben stehen also an erster Stelle, die weniger wichtigen weiter unten. Es ist entscheidend, dass Sie immer die wichtigen Dinge zuerst erledigen.
6. Zeitblöcke einplanen
Planen Sie für Ihre Aufgaben Zeitblöcke ein, in denen Sie völlig ungestört und ohne unterbrochen zu werden arbeiten können.
Optimal sind Zeitblöcke mit einer Länge von 45 bis 90 Minuten. Planen Sie zwischen den Zeitblöcken jeweils kurze Pausen von einigen Minuten ein.
Zahlreiche Untersuchungen haben ergeben, dass wir uns auf diese Weise am besten fokussieren können und so produktiver arbeiten.
Koppeln Sie sich in diesen Zeitabschnitten vollständig von der Außenwelt ab. Schalten Sie sämtliche social media Kanäle ab und checken Sie keine emails oder SMS.
7. Pausen einplanen
Wie können wir unsere Produktivität steigern? Indem wir regelmäßig bewusst Pausen einplanen!
Nachdem wir anstrengende Aufgaben erledigt haben, müssen wir uns erholen. So gewinnen wir wieder neue Energie, damit wir anschließend wieder produktiv arbeiten können.
Dass wir eine Pause benötigen, bemerken wir oft erst, wenn es schon zu spät ist. Nämlich dann, wenn unsere Arbeitsleistung merklich nachlässt.
Verlassen Sie während der Pausen Ihren Arbeitsplatz und sorgen Sie sich möglichst für etwas Bewegung. Denken Sie auch an eine ausreichend lange Mittagspause.
Fazit:
Starten Sie niemals in Ihren Arbeitstag ohne einen Tagesplan. Setzen Sie die 7 Tipps in die Tat um. So arbeiten Sie viel produktiver.
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