Zu den typischen Zeitfressern gehören Ablenkungen und Unterbrechungen. Untersuchungen haben gezeigt, dass wir durchschnittlich 10 bis 20 Minuten verlieren, wenn wir bei der Arbeit abgelenkt oder unterbrochen werden. So lange dauert es nämlich, um wieder in den Zustand zu kommen, in dem wir vor der Unterbrechung oder Ablenkung waren. Wenn wir also ständig gestört werden, können wir unsere Aufgaben kaum noch erledigen.
Mit den drei hier beschriebenen Strategien bekommen Sie die schlimmsten Zeitfresser viel besser in den Griff.
1. Lassen Sie sich nicht durch das Smartphone stören
Das Smartphone zählt sicherlich zu den bedeutendsten Zeitfressern bei der Arbeit. Es sind insbesondere eingehende SMS-Mitteilungen, die den Arbeitsfluss extrem stören. Das Problem dabei ist vor allem, dass diese Ablenkungen und Unterbrechungen jederzeit und vollkommen unkontrolliert auftreten können. Noch dramatischer wird es, wenn wir auf die eingehenden Mitteilungen sofort antworten.
Wir können aber etwas dagegen tun: Lassen Sie während der Arbeit ihr Smartphone ausgeschaltet oder legen sie es an einen Ort, an dem Sie es nicht hören. Sie müssen nicht sofort auf jede Mitteilung reagieren. Es gibt nur sehr wenige Ausnahmen: Wenn Sie z. B. im Support arbeiten, müssen Sie natürlich sofort antworten. Aber in den allermeisten Fällen, vor allem wenn Sie im Home Office arbeiten, ist es nicht notwendig, gleich zu reagieren. Wenn Sie das tun, hat das auch noch einen anderen Nachteil: Der Anrufer erwartet, dass Sie das nächste Mal auch sofort reagieren. Das baut zusätzlichen Druck auf.
2. Lassen Sie sich nicht durch die email-Flut ablenken
Während der Arbeit sind emails wohl die häufigste Ablenkung von außen. Sie gehören ebenfalls zu den ganz großen Zeitfressern.
Insbesondere die riesige Anzahl der Mails zu bearbeiten ist für viele Leute eine große Herausforderung. Außerdem checken die meisten ständig ihre emails, viele sind sogar regelrecht abhängig davon. Wenn das Mail-Programm bzw. die Browseroberfläche so eingestellt ist, dass eine Meldung in Textform oder ein akustisches Signal ertönt, werden wir regelrecht aus unserer Arbeit herausgerissen. Schließen Sie deshalb während der Arbeit den Mail-Client bzw. die Browseroberfläche. Schalten Sie zumindest die textbasierten oder akustischen Signale aus, damit Sie nicht ständig von diesen Meldungen gestört werden.
3. Arbeiten Sie in Zeitblöcken
Planen Sie hierzu eine vorher definierte Zeitspanne für eine bestimmte Tätigkeit ein. Während dieser Zeitblöcke konzentrieren Sie sich ganz auf eine Sache. Auf diese Weise bringen Sie Ihre Arbeit nach vorne, denn Sie arbeiten nur an einer einzigen wichtigen Aufgabe. Tragen Sie diese Zeitblöcke in Ihren Kalender ein.
Von dem amerikanischen Autor Tony Schwartz habe ich gelernt, dass wir nicht länger als 90 Minuten am Stück arbeiten sollten. Deshalb sei es wichtig, so Schwartz, nach 90 Minuten eine Pause einzulegen, damit wir uns wieder besser auf unsere Arbeit konzentrieren und danach produktiver arbeiten können.
Ich selbst arbeite meist in Blöcken von ca. 45 Minuten mit Pausen von ungefähr 5 Minuten. Wenn ich zwei bis drei dieser Zeitblöcke lang gearbeitet habe, mache ich eine etwas längere Pause. Diese kann 30 bis 60 Minuten lang sein. Manchmal plane ich für diese erste lange Pause am Tag ein Mittagessen ein oder nutze sie für eine Sporteinheit.
Planen Sie mehrere Zeitblöcke am Tag von ungefähr 45 bis 90 Minuten Länge ein. Sorgen Sie dafür, dass Sie in diesen Zeitfenstern störungsfrei und konzentriert arbeiten können. So haben Zeitfresser keine Chance und Ihre Produktivität steigert sich enorm.
Mit einem günstigen Wecker oder einem kostenlosen Webservice wie e.ggtimer.com können Sie dies auf einfache Weise umsetzen.
Beachten Sie bitte folgendes: Pausen sind gewollte, sinnvolle und die Produktivität steigernde Unterbrechungen. Dagegen sind Ablenkungen und von außen kommende Unterbrechungen Störungen, die die Produktivität verringern.
Fazit:
Einem Großteil der Zeitfresser können Sie also entgegenwirken, indem Sie Ihr Smartphone und Ihre email-Programme ausschalten. Planen Sie zusätzlich Zeitblöcke von ca. 45 bis 90 Minuten Minuten und entsprechende Pausen dazwischen ein. Wenn Sie diese natürlichen Rhythmen beachten, wird es Ihnen viel leichter fallen, sich für längere Zeit auf eine einzige Sache zu konzentrieren.
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