Beim Arbeiten erleben wir immer wieder einmal das Gefühl der Überforderung. Dieser Zustand stellt sich dann ein, wenn wir so viele Aufgaben und Verpflichtungen vor uns haben, dass wir gar nicht mehr wissen, wie wir das alles bewältigen können. Überforderung lässt sich sicher nie ganz aus der Welt schaffen, es gibt jedoch Methoden, die dazu beitragen, dass wir uns weniger stark bzw. weniger oft überfordert fühlen.
In diesem Artikel zeige ich vier Wege, wie Sie mit Überforderung besser umgehen.
1. Sorgen Sie für Unterbrechungen zwischen Ihren Projekten
Viele Menschen machen den Fehler, dass Sie ein Projekt zu Ende bringen und sofort danach ohne Pause mit dem nächsten beginnen. Damit wir unsere volle Leistung ausschöpfen können und uns nicht überlasten, sollten wir stets eine Unterbrechung zwischen zwei Projekten einplanen.
Wenn z. B. das erste Projekt darin bestand das Design Ihrer Webseite anzupassen und das zweite Projekt darin an einem eBook zu schreiben, sollten Sie dazwischen eine gewisse Zeitspanne einplanen, um sich zu regenerieren.
Die Pause ist deshalb wichtig, damit wir uns auf voll auf das nächste Projekt konzentrieren und an diesem effizient arbeiten können. Wenn wir ohne Unterbrechung sofort mit dem nächsten Projekt beginnen, überfordern wir unser Gehirn, da unsere Gedanken oft noch beim vorherigen Projekt sind. Mit einer Pause machen wir einen Schnitt und signalisieren so unserem Gehirn, dass das erste Projekt abgeschlossen ist. Nun können wir uns mit voller Kraft dem nächsten Projekt widmen.
Ich selbst lege zwischen zwei Projekten immer eine Pause ein, in der ich meinen Arbeitsplatz verlasse und etwas ganz anderes tue. Manchmal absolviere ich eine Fitnesseinheit von einer Stunde oder höre etwas entspannende Musik.
Egal, ob Sie nun einen Spaziergang machen, etwas Sport treiben oder sich auf eine andere Weise entspannen, wichtig ist, dass Sie sich eine Pause gönnen, damit Sie sich nicht überfordern.
2. Konzentrieren Sie sich ganz auf eine Sache
Wenn wir uns mit mehreren Dingen gleichzeitig beschäftigen und uns ablenken lassen, führt das oft zu Stress.
Fokussieren Sie sich auf eine Sache. Wenn Sie sich ausschließlich auf Ihre Arbeit konzentrieren, können Sie viel effizienter arbeiten und Ihre Aufgaben besser erledigen.
Zahlreiche Studien haben gezeigt, dass Multitasking unsere Produktivität massiv verringert. Wenn wir mehrere Dinge gleichzeitig erledigen, überfordern wir uns in der Regel. Wir machen Fehler, vergessen wichtige Dinge und fühlen uns gestresst. Die Folge daraus ist, dass wir weniger produktiv arbeiten und uns dadurch viel schneller überfordern.
Ablenkungen führen dazu, dass Sie wir mehr Zeit für die Erledigung unserer Aufgaben benötigen und die Qualität der Arbeit sinkt. Wenn wir unsere Arbeit nicht in der geplanten Zeit erledigen können, sind wir häufig überfordert.
Heutzutage werden wir ständig von unserer Arbeit abgelenkt. Wir müssen dauernd erreichbar sein. Zu den größten Ablenkungen gehören zweifellos das Smartphone und emails. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Sie während Ihrer Arbeit nicht durch ein klingelndes Smartphone oder durch Ihr email-Programm unterbrochen werden. Planen Sie besser extra Zeiten ein, in welchen Sie Ihre Kommunikation mit dem Smartphone erledigen oder Ihre emails abrufen bzw. schreiben.
Sie können Überforderung vermeiden, indem Sie Zeitblöcke einplanen, in welchen Sie ungestört arbeiten können.
Sagen Sie öfters „nein“ und fokussieren Sie sich vor allem auf die für Sie wichtigen Dinge.
Sie können es nicht allen Recht machen. Wenn Sie Angebote von anderen bekommen, die Sie nicht voranbringen und Sie nur von Ihrer Arbeit ablenken, sagen Sie auf freundliche Weise, dass Sie gerade andere Prioritäten oder Verpflichtungen haben. Sie müssen sich abgrenzen. Wenn wir uns nicht abgrenzen, überfordert uns das sehr schnell.
3. Vermeiden Sie Perfektionismus
Viele Leute überfordern sich indirekt, indem sie nicht mit ihrer Arbeit beginnen oder zu viel Zeit mit einer Aufgabe verbringen.
Sie machen ihren vermeintlichen Perfektionismus dafür verantwortlich, dass sie nicht anfangen können. Sie sagen: „Ich kann nicht anfangen, da ich so perfektionistisch veranlagt bin.“ Meist stecken hinter dieser Aussage Ängste, wie die Angst vor dem Scheitern, vor Kritik oder vor Verlust. Es kann aber auch sein, dass sie die falschen Prioritäten setzen und sich von der wichtigen Arbeit leicht ablenken lassen.
Wenn diese Leute ehrlich wären, würden sie sagen: „Ja, ich habe Angst davor anzufangen“ oder sie müssten sagen: „Ich mache jetzt lieber etwas anderes, das mir leichter fällt.“
Wenn wir wichtige Arbeit aufschieben oder diese nicht zu Ende bringen, führt das zu Überforderung. Dann erledigen wir unsere Arbeit vielleicht zu spät und können dadurch unsere Termine nicht mehr einhalten. So geraten wir häufig unter Zeitdruck und überlasten uns damit.
Perfektionismus ist eigentlich eine Illusion, denn wir können gar nicht perfekt sein. Kein Produkt und keine Dienstleistung auf der Welt ist perfekt. Denken Sie an all die technischen Geräte oder Software. Ständig werden diese Produkte verbessert und es kommen Nachfolgeprodukte auf den Markt oder neue Versionen werden entwickelt.
Der zweite Grund, warum „Perfektionismus“ zu Stress führt: Wir können dem Anspruch alles perfekt zu erledigen gar nicht gerecht werden und setzen uns damit extrem unter Druck. Wenn wir als „Perfektionist“ mit der Arbeit begonnen haben und die Erwartung haben, alles perfekt machen zu müssen, überfordern wir uns gewaltig. Wir sind dann nie zufrieden mit unserer Arbeit und hinterfragen ständig unser Tun. So kommt es dazu, dass wir sehr unproduktiv arbeiten und uns überfordern.
Viel besser ist es, wenn Sie Ihre Arbeit zunächst so gut wie Sie können erledigen. Sie haben immer die Möglichkeit Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung später noch zu verbessern. Das nimmt Ihnen den Druck „perfekt“ sein zu müssen.
4. Lassen Sie die Überforderung nicht zu
Oft können wir Überforderung vermeiden oder zumindest verringern, indem wir sie erst gar nicht zulassen. Häufig fühlen wir uns nämlich gestresst, weil wir nicht gut organisiert sind oder die falschen Prioritäten setzen.
Immer wieder kommt es vor, dass wir die Wichtigkeit von Dingen überschätzen. Vieles von dem was wir für extrem wichtig halten ist es in Wirklichkeit gar nicht. Wir müssen z. B. nicht sofort auf jede email reagieren. Stellen Sie sich deshalb immer wieder die Frage: Muss ich das jetzt gleich erledigen? Wie wichtig ist das wirklich?
Wir bewerten äußere Umstände individuell sehr unterschiedlich. Manche Leute sind mit einer Situation völlig überfordert, andere reagieren recht gelassen darauf. Meist haben Sie es selbst in der Hand ob Sie sich überfordern lassen oder nicht. Entscheiden Sie sich gegen Überforderung, auch wenn das etwas banal klingen mag.
Wenn Sie sich häufig überfordert fühlen, fragen Sie sich immer wieder ob eine Deadline wirklich endgültig sein muss. Kann es z. B. sein, dass Sie sich unnötig unter Druck setzen, weil Sie eine Deadline falsch gesetzt haben?
Wenn Sie durch die Deadlines, die andere Ihnen vorgeben, unter Zeitdruck geraten, nehmen Sie Kontakt mit der anderen Person auf und fragen Sie ob die Aufgabe zwingend zu diesem Zeitpunkt fertig gestellt sein muss. Häufig ist die Deadline, die Ihnen der andere gesetzt hat, verhandelbar. Wenn Sie sicher sind, dass Sie die Aufgabe nicht zum ursprünglich gesetzten Termin fertig bekommen, machen Sie dem anderen einen Vorschlag mit einem späteren Termin.
Verstehen Sie mich nicht falsch: Eine Deadline ist ein hervorragendes Instrument, das uns dabei hilft, unsere gesetzten Ziele zu erreichen. Aber sie darf uns nicht überfordern. Es gibt Situationen, in denen wir uns fragen müssen, ob eine Deadline wirklich zu erreichen ist und eher schadet als nutzt. Denn wir sollten immer dafür sorgen unsere Produktivität zu steigern und Überforderung zu vermeiden.
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