Zeitdiebe, auch Zeitfresser genannt, führen zu massiven Zeitverlusten im Business. Dadurch sinkt unsere Produktivität dramatisch. Durch ein gutes Zeitmanagement können wir diese Störungen überwinden.
Ablenkungen und Unterbrechungen gehören zu den typischen Zeitdieben. Sie sind die häufigsten Ursachen für unproduktives Arbeiten. Denn sie hindern uns daran, uns auf eine Sache zu konzentrieren. Je häufiger wir abgelenkt oder unterbrochen werden, desto mehr schadet das unserer Produktivität.
Die meisten Leute sind ständig online und damit stets erreichbar. Wir erhalten permanent irgendwelche Nachrichten, emails, SMS usw.. Regelmäßig wollen andere Leute etwas von uns oder warten auf eine Antwort. Das führt dazu, dass wir uns sehr leicht ablenken und unterbrechen lassen.
In diesem Artikel gebe ich Ihnen 3 Tipps, wie Sie diese Zeitdiebe mit einem guten Zeitmanagement ausschalten können.
1. Vermeiden Sie Ablenkungen und Unterbrechungen
Lassen Sie sich nicht durch elektronische Geräte unterbrechen oder ablenken. Sie selbst entscheiden wann und wie Sie die elektronischen Medien einsetzen und nutzen.
Verhindern Sie Störungen durch das Smartphone
Das Smartphone gehört zu den wichtigsten Zeitdieben bei der Arbeit. Eingehende SMS-Mitteilungen oder Telefonanrufe verhindern konzentriertes und produktives Arbeiten.
Diese Ablenkungen und Unterbrechungen können jederzeit auftreten. Wir haben meist keine Kontrolle darüber, wann wir gestört werden.
Was können wir dagegen tun? Schalten Sie während der Arbeit Ihr Smartphone aus oder ganz leise. Sie können es auch an einen Ort legen, an dem Sie es nicht hören.
In aller Regel brauchen nicht sofort auf jedes Klingeln reagieren. Nur in seltenen Fällen, wenn Sie z. B. im Support arbeiten, müssen Sie immer erreichbar sein.
Wenn Sie sofort antworten, erwartet der Anrufer, dass Sie das immer tun. Sie setzen sich damit nur unnötig unter Druck.
Schalten Sie störende Anwendungen am Computer aus
emails sind eine der häufigsten Ablenkungen von außen. Sie gehören ebenfalls zu den typischen Zeitdieben.
Die meisten Leute checken ständig ihre emails. Viele Menschen sind sogar regelrecht abhängig davon. Schließen Sie deshalb während der Arbeit Ihr Mail-Programm. Schalten Sie zumindest die optischen oder akustischen Signale aus.
Lassen Sie sich auch nicht durch andere Anwendungen wie soziale Medien, Kalender usw. stören.
Vermeiden Sie selbst verursachte Ablenkungen
Es ist sehr einfach, sich den den ganzen Tag abzulenken. Oft wünschen wir uns diese Unterbrechungen, denn damit vermeiden wir unangenehme Aufgaben. Diese Ablenkungen bereiten sofortiges Vergnügen.
Leider führt das dazu, dass wir die wichtigen Dinge nicht mehr erledigen.
Wenn wir uns ständig ablenken lassen, macht uns das extrem unproduktiv. Es reicht meist vollkommen aus, zwei mal täglich die emails zu checken. Es ist auch nicht notwendig ständig die sozialen Medien zu durchforsten und die neuesten Nachrichten zu konsumieren.
„Planen“ Sie Ihre Unterbrechungen
Unterbrechungen können wir nie ganz vermeiden. Aber wir sollten deren Häufigkeit und Dauer so weit wie möglich reduzieren. Behalten Sie also immer die Kontrolle über diese Störungen.
Organisieren Sie Ihre Unterbrechungen indem diese zeitlich „verschieben“. Planen Sie z. B. jeden Tag eine bestimmte Zeitspanne ein, z. B. von 12 bis 13 Uhr, in der Sie Ihre Telefonate erledigen oder Ihre emails beantworten.
2. Wenden Sie das Pareto-Prinzip an
Eine Methode des Zeitmanagements, das Pareto-Prinzip, hilft uns dabei Zeitdiebe zu eliminieren. Bekannt ist es auch unter dem Namen 80/20-Regel.
Auf unsere Arbeit bezogen besagt diese Regel folgendes: 80% von dem was wir erreichen, kommt von nur 20% der Dinge, die wir tun. Oder anders ausgedrückt: 80 % des Erfolges lassen sich auf nur 20 % unserer Aktivitäten zurückführen.
Die wichtigsten Ergebnisse unseres Tuns erzielen wir also durch wenige wichtige Handlungen.
Wie wenden wir dieses Prinzip nun in der Praxis an?
Erstellen Sie eine Prioritätenliste statt einer To-Do-Liste
Viele Menschen erstellen To-Do-Listen, wo sie einfach Aufgabe für Aufgabe abhaken. Aber wenn wir immer nur Dinge abarbeiten, geben wir jeder einzelnen Aufgabe dieselbe Priorität.
Gemäß dem Pareto-Prinzip sind unsere Aufgaben aber nicht gleichwertig. Sie unterscheiden sich also in ihrer Wichtigkeit.
Erstellen Sie eine Prioritätenliste und fokussieren Sie sich zunächst auf die wichtigen Aufgaben. Lassen Sie die unwichtigeren weg oder schieben Sie diese nach hinten. So haben Zeitdiebe keine Chance.
Fragen Sie sich immer: Welche Dinge auf meiner Liste sind wichtiger als alle anderen Aufgaben? Erledigen Sie diese Aufgaben dann zuerst.
Laut Pareto-Prinzip sind von 10 Aufgaben 2 viel wichtiger als die restlichen 8. Diese 2 Aufgaben sind für 80 % Ihrer Resultate verantwortlich.
Fokussieren Sie sich auf Ihre Ergebnisse
Fokussieren Sie sich vor allem auf Dinge, die wertvoll sind und einen maximalen Output hervorbringen. Finden Sie die 20 % der Tätigkeiten, die 80 % der Resultate bringen. Verbringen Sie Ihre Arbeitszeit vor allem mit diesen Dingen.
Oft sind gerade die wertvollen Tätigkeiten auch schwierig und anstrengend. Überwinden Sie sich und konzentrieren Sie sich voll und ganz auf diese 20 % der Tätigkeiten.
3. Erstellen Sie einen Tagesplan
Zu einem guten Zeitmanagement gehört es einen Tagesplan zu erstellen. Dieses nützliche Werkzeug unterstützt Sie dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen und Zeitfresser auszuschalten.
In einen Tagesplan schreiben wir die Dinge, die wir an diesem Tag erledigen müssen. Die Aufgaben mit der größten Wichtigkeit stehen oben auf dem Plan, werden also zuerst erledigt.
Somit bekommt der Tag eine Struktur. Wir wissen immer genau, was wir gerade zu tun haben. Auf diese Weise gelingt es uns viel besser, uns auf die wichtigsten Aufgaben zu fokussieren.
Mit dem Tagesplan haben wir die Aufgaben für den Tag schriftlich vor uns. Wir sehen also schwarz auf weiss, was wir schon erledigt haben und was noch vor uns liegt.
So werden uns Ablenkungen und Unterbrechungen und deren negative Auswirkungen viel eher bewusst. Dadurch lassen wir uns seltener durch andere Dinge wie z. B. soziale Medien und emails ablenken.
Der Tagesplan ist also eine weitere hilfreiche Methode im Zeitmanagement um Zeitdiebe schneller zu erkennen und diese sofort zu eliminieren.
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