Zeitdiebe sind Störungen oder Handlungen, die unsere kostbare Arbeitszeit verschwenden. Diese Zeitfresser machen uns unproduktiv. Wir müssen Zeitdiebe ausschalten oder zumindest auf ein Minimum reduzieren. Das gelingt uns mit einem effektiven Zeitmanagement.
Zu den schlimmsten Zeitfressern gehören Ablenkungen und Unterbrechungen. Sie verhindern, dass wir uns auf eine Aufgabe fokussieren. Wenn wir häufig abgelenkt oder unterbrochen werden, verringert sich unsere Produktivität massiv.
Aus Untersuchungen wissen wir, dass wir dabei jedesmal 10 bis 20 Minuten Zeit verlieren. So lange dauert es nämlich in der Regel, bis wir wieder in den Zustand vor der Ablenkung oder Unterbrechung kommen.
In diesem Artikel gebe ich Ihnen 7 Tipps, wie Sie Zeitdiebe eliminieren.
1. Smartphone ausschalten
Unser Smartphone ist einer der größten Zeitdiebe während der Arbeit. Ankommende Telefonanrufe oder SMS reißen uns oft aus wichtigen Tätigkeiten heraus.
Wir haben keine Kontrolle darüber, wann das Smartphone klingelt. Da dies jederzeit passieren kann, befinden wir uns also ständig im „Bereitschaftsmodus.“ Es ist schier unmöglich sich auf komplexe Aufgaben zu konzentrieren. So ist produktives Arbeiten ist so praktisch ausgeschlossen!
Noch gravierender wird es, wenn wir den Anruf sofort entgegennehmen oder zurückrufen bzw. eine SMS zurückschicken. Dann verlieren wir weitere Zeit.
Wie vermeiden Sie solche Ablenkungen? Schalten Sie Ihr Smartphone aus während Sie wichtige Aufgaben erledigen. Alternativ regeln Sie die Lautstärke herunter oder legen Sie es so weit weg, dass Sie es nicht hören.
Auch wenn die Versuchung noch so groß ist: Sie müssen nicht immer für alle verfügbar sein. In bestimmten Fällen, wie z. B. im Support oder in gewissen Lebenssituationen ist es notwendig, dass Sie sofort antworten. Aber das sind die Ausnahmen. Denken Sie daran: Ihre Produktivität leidet massiv unter der ständigen Verfügbarkeit!
2. email-Flut eindämmen
Emails gehören ebenfalls zu den häufigsten Ablenkungen bei der Arbeit. Sie stehen damit ganz oben auf der Liste der Zeitfresser.
Viele Menschen sind völlig überfordert mit der großen Menge der täglich eingehenden emails. Dabei sind zahlreiche dieser Nachrichten für uns völlig belanglos. Wichtig sind sie nur für denjenigen, der sie uns geschrieben hat.
Was können wir gegen diese email-Schwemme tun? Überprüfen Sie vor allem nicht ständig Ihr email-Programm auf neue Nachrichten. Manche Menschen sind davon ja fast schon abhängig. In der Regel genügt es, den Posteingang zwei Mal täglich zu checken.
Schließen Sie außerdem den Mail-Client während der Arbeit komplett. Stellen Sie zumindest das email-Anwendung so ein, dass Sie nicht dauernd durch einen Signalton oder eine Textmitteilung gestört werden.
3. Multitasking vermeiden
Auch das Multitasking zählt zu den ganz großen Zeitdieben. Wenn wir schwierige Aufgaben meistern wollen, ist es meist völlig nutzlos. Das wurde schon in zahlreichen Studien nachgewiesen.
Viele Leute glauben, dass sie beim Multitasking mehrere Dinge gleichzeitig tun. Sie denken, damit seien sie produktiver. Leider ist genau das Gegenteil der Fall! Denn in Wirklichkeit können wir immer nur eine Aufgabe nach der anderen erledigen.
Multitasking bedeutet, dass wir ständig zwischen mehreren Aufgaben hin- und herschalten. Das führt zu Zeitverlust, denn bei jedem Umschalten müssen wir uns wieder in die neue Aufgabe hineindenken. Wir unterbrechen uns also ständig selbst.
Und doch lässt sich Multitasking meist nicht komplett vermeiden. Es gibt Situationen, in welchen wir beispielsweise telefonieren und nebenher emails lesen oder etwas recherchieren müssen.
Manchmal müssen wir einfach unsere ursprüngliche Aufgabe unterbrechen und schnell etwas anderes erledigen.
Reduzieren Sie Multitasking aber so oft wie möglich und bestimmen Sie bewusst, wann Sie zulassen.
4. Gewollte Ablenkungen vermeiden
Zu den Zeitfressern gehören auch Ablenkungen, die wir ganz bewusst selbst verursachen. Diese Unterbrechungen sind für uns willkommene Gelegenheiten, unangenehme Aufgaben aufzuschieben. Sie bereiten sofortiges Vergnügen.
Das Internet ist hervorragend dazu geeignet, sich ständig abzulenken. Wir können den ganzen Tag emails checken, in den sozialen Medien herumstöbern, die neuesten Nachrichten lesen, Videos anschauen oder uns auf unzähligen Webseiten die Zeit vertreiben.
Das alles sind Tätigkeiten, die kurzfristige Zerstreuung bieten. Leider bringen sie uns aber langfristig nicht weiter. Im schlimmsten Fall fangen wir erst gar nicht an, die wirklich wichtigen Aufgaben zu erledigen. Das macht uns extrem unproduktiv.
5. Tagesplan erstellen
Ein Tagesplan hilft Ihnen dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen und Zeitdiebe zu eliminieren. Ein effektives Zeitmanagement ist ohne Tagesplan gar nicht möglich.
Schreiben Sie in Ihren Tagesplan die Aufgaben, die Sie unbedingt an diesem Tag erledigen wollen. Geben Sie den wichtigen Aufgaben die Priorität.
Mit dem Tagesplan bekommt unser Arbeitstag eine feste Struktur. Wir sehen „schwarz auf weiss“ was wir zu erledigen haben. So können wir uns viel leichter auf die bevorstehenden Aufgaben konzentrieren.
Wenn wir den Plan mit unseren Aufgaben vor uns sehen, werden uns die negativen Auswirkungen der Zeitfresser viel deutlicher: Das klingelnde Smartphone bzw. die eingehende email hält uns davon ab, diese wichtigen Aufgaben zu erledigen. Diese Erkenntnis motiviert uns, solche Zeitdiebe zu beseitigen.
6. Pareto-Prinzip anwenden
Das Pareto Prinzip ist eine Zeitmanagement Methode, auch als 80/20-Regel bekannt. Es hilft uns dabei, Prioritäten zu setzen. Zeitdiebe und deren negativer Einfluss werden uns so eher bewusst, und wir können besser Gegenmaßnahmen treffen.
Laut Pareto Prinzip lassen sich 80% unserer Erfolge auf nur 20% unserer Aktivitäten zurückführen. Die wichtigsten Ergebnisse erzielen wir also durch wenige wichtige Tätigkeiten.
Wie wenden wir das Pareto Prinzip in der Praxis an?
Prioritätenliste statt To-Do-Liste
Eine To-Do-Liste unterscheidet nicht nach Prioritäten. Laut Pareto-Prinzip haben unsere Aufgaben aber nicht den gleichen Wert. Sie unterscheiden sich in ihrer Wichtigkeit.
Ordnen Sie Ihre Aufgaben in Ihrem Tagesplan nach deren Prioritäten. Die wichtigsten Aufgaben stehen dabei ganz oben. Erledigen Sie diese Aufgaben immer zuerst.
Fragen Sie sich: Welche Tätigkeiten auf meiner Liste sind wichtiger als alle anderen?
Auf Resultate fokussieren
Fokussieren Sie sich auf die Tätigkeiten, die einen maximalen Output erzeugen. Welches sind die 20 % der Tätigkeiten, die 80 % der Resultate bringen? Verbringen Sie den Großteil Ihrer Arbeitszeit mit diesen Dingen.
7. In Zeitfenstern arbeiten
Diese Methode ist hervorragend geeignet um sich Zeitdiebe vom Leib zu halten.
Planen Sie Zeitspannen von definierter Dauer ein, in welchen Sie völlig ungestört arbeiten können. Konzentrieren Sie sich während dieser Zeitblöcke komplett auf eine einzige Sache. Sorgen Sie dafür, dass Sie dabei nicht von irgendwelchen Geräten oder anderen Personen abgelenkt werden.
Studien haben ergeben, dass die Zeitblöcke nicht kürzer als 45 und nicht länger als 90 Minuten sein sollten. Legen Sie zwischen den Blöcken jeweils kurze Pausen von 5 bis 10 Minuten ein.
Planen Sie mehrere dieser Zeitabschnitte über den Tag verteilt ein. So steigern Sie Ihre Produktivität und eliminieren Zeitdiebe auf effektive Weise.
Ein akustisches Signal teilt Ihnen mit, wann die Zeit abgelaufen ist. Hierzu eignet sich ein einfacher Küchenwecker oder ein kostenloser Webdienst wie e.ggtimer.com.
Fazit
Zeitdiebe eliminieren Sie mit einem guten Zeitmanagement. Schalten Sie, während Sie konzentriert arbeiten, Ihr Smartphone aus. Lassen Sie sich in dieser Zeit auch nicht durch eingehende emails ablenken. Vermeiden Sie Multitasking so oft es geht. Widerstehen Sie der Versuchung sich während der Arbeit bewusst abzulenken. Erstellen Sie einen Tagesplan mit wichtigen Aufgaben. Setzen Sie mit Hilfe des Pareto Prinzips Prioritäten und arbeiten Sie in definierten Zeitblöcken.
Setzen Sie diese Tipps schon heute in die Tat um und verbannen Sie damit Ihre Zeitfresser.
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