Zeitfresser, auch Zeitdiebe genannt, gehören zu den Hauptursachen für unproduktives Arbeiten. Das Eliminieren von Zeitfressern ist die Voraussetzung für ein gutes Zeitmanagement.
Sehr häufig sind Zeitfresser störende Einflüsse von außen, die uns von unserer Arbeit abhalten. In vielen Fällen sind wir aber selbst für unsere Zeitdiebe verantwortlich, indem wir die falschen Prioritäten setzen und uns nicht auf unsere Arbeit fokussieren.
Die gute Nachricht: Die meisten Zeitdiebe können wir durch unser Verhalten vermeiden.
Im folgenden stelle ich die schlimmsten Zeitfresser vor und zeige Ihnen, was Sie gegen diese tun können.
1. Unterbrechungen
Zu den schlimmsten Zeitfressern zählen ohne Zweifel Unterbrechungen. Diese halten uns davon ab, uns längere Zeit auf eine Sache zu fokussieren. Je öfter wir unterbrochen werden, desto unproduktiver arbeiten wir. Trotzdem können wir etwas dagegen tun.
Wurden Sie heute auch schon durch elektronische Geräte unterbrochen? In der Zeit, in der Sie konzentriert arbeiten möchten, sollten Sie alles ausschalten, was Sie unterbrechen könnte: Smartphone, email, Internet, Alarmmeldungen, Kalender, soziale Medien. Schalten Sie auch das Telefon ab oder leise oder teilen Sie dem Anrufer auf Ihrem Anrufbeantworter mit, wann Sie zu sprechen sind.
Eine von Microsoft durchgeführte Studie ergab, dass die Angestellten in den untersuchten 29 Stunden durchschnittlich viermal pro Stunde unterbrochen wurden. In 40 % der Zeit kehrten sie nicht sofort wieder zur ursprünglichen Aufgabe zurück. Je komplexer die Tätigkeit war, desto unwahrscheinlicher war es, dass sie diese wieder aufnahmen.
Verschieben Sie die Dinge, die Sie unterbrechen, auf später. Planen Sie beispielsweise jeden Tag eine Stunde dafür ein. In dieser Zeitspanne können Sie dann Anrufer zurückrufen oder emails beantworten.
2. Ablenkungen
Oft neigen wir zum Aufschieben einer Aufgabe, weil diese unangenehm ist, wir wollen sie also vermeiden. Deshalb flüchten wir uns gerne in Ablenkungen, die uns sofortiges Vergnügen bereiten wie aufräumen, Nachrichten konsumieren, Videos im Internet ansehen, Zeitungen und Magazine lesen usw..
Überall gibt es Ablenkungen. An erster Stelle stehen hier mobile Geräte wie Smartphones und Tablet PC’s. Aber auch während der Arbeit am Notebook oder Desktop Computer lassen wir uns gerne ablenken.
Wir können ständig im Internet surfen, emails lesen und unsere Zeit in sozialen Netzwerken und mit verschieden Apps verbringen. Oft haben wir dann am Ende eines Arbeitstages das Gefühl, kaum etwas zustande gebracht zu haben.
Wie können wir dem entgegenwirken? Schalten Sie zunächst, wie schon oben beschrieben, sämtliche Geräte oder Anwendungen aus, die Sie für Ihre Arbeit nicht benötigen.
Erstellen Sie zudem eine Liste mit den wichtigsten Aufgaben, die Sie an diesem Tag erledigen wollen.
Erledigen Sie immer eine Aufgabe nach der anderen. Konzentrieren Sie sich voll und ganz auf die zu erledigende Arbeit. Arbeiten Sie ununterbrochen an einer Sache, mindestens 45 Minuten lang.
3. Multitasking
Fällt es Ihnen auch oft schwer, Multitasking zu widerstehen? Denken Sie vielleicht auch, wie viele Menschen, dass Ihre Arbeit durch Multitasking effizienter wird?
Genau das Gegenteil ist der Fall: Multitasking ist ein Zeitfresser und meist nutzlos!
Wenn wir mehrere Dinge gleichzeitig tun, glauben wir, dass wir produktiver sind. Doch tatsächlich sinkt unsere Produktivität um fast die Hälfte. Wir können nämlich gar nicht mehrere Aufgaben zur gleichen Zeit bewältigen. Unser Gehirn kann nur eine Sache nach der anderen verarbeiten.
Beim Multitasking sind wir nicht richtig bei der Sache, weil wir immer von einer Tätigkeit zur anderen hin und her springen. Dadurch verlieren wir Zeit und werden unproduktiv.
Vielleicht glauben Sie, dass Ihnen das nicht passiert, weil Sie gut im Multitasking sind. Untersuchungen haben jedoch gezeigt, dass wir schlechter werden, je mehr Multitasking wir zulassen.
Oft kommt es zum Multitasking, wenn wir unterbrochen werden. Dann schalten wir plötzlich zu einer anderen Tätigkeit um, was zu massivem Zeitverlust führt.
Eine Studie an der University of California in Irvine fand heraus, dass Arbeitskräfte, die beispielsweise durch Telefonanrufe oder emails, auf die sie antworten müssen, unterbrochen werden, durchschnittlich 25 Minuten Regeneration benötigen, wenn sie wieder zu ihrer ursprünglichen Aufgabe zurückkehren.
Wir können Multitasking jedoch nicht komplett vermeiden. Manchmal müssen wir beispielsweise einige Telefonanrufe tätigen, schnell ein paar Mails lesen, etwas recherchieren, Meetings vorbereiten oder einen Bericht lesen.
Planen Sie bestimmte Zeiten am Tag für Multitasking ein. Beispielsweise können Sie am Nachmittag eine Stunde für Aufgaben reservieren, die Multitasking erfordern. Auf diese Weise reagieren Sie nicht auf andere, sondern Sie bestimmen selbst, wann Sie Multitasking zulassen.
4. Mails checken
Ein nicht zu unterschätzender Zeitfresser besteht darin, ständig Mails zu checken.
Die meisten von uns überprüfen ihren Posteingang morgens als erstes auf neue Mails, um festzustellen, was andere Leute von ihnen wollen. Damit geben wir diesen Leute die Macht, uns zu unterbrechen. Beginnen Sie den Tag besser mit wichtigen Dingen.
Es reicht in der Regel vollkommen, zweimal täglich die Mails zu checken. Nur wenn Sie im Support tätig sind oder auf wichtige Informationen warten, gilt diese Empfehlung nicht.
Da wir fast immer online sind, erwarten andere meist eine schnelle Antwort von uns. Wenn wir emails immer sofort beantworten, bleiben die wichtigen Aufgaben oft liegen und wir überfordern uns schnell. Ein weiterer Grund warum Sie nicht immer sofort antworten sollten: Die anderen lernen, dass Sie nicht immer sofort für sie verfügbar sind.
Fazit
Zeitfresser verringern auf dramatische Weise unsere Produktivität. Zu einem effektiven Zeitmanagement gehört es, dass wir Zeitfresser, auch als Zeitdiebe bezeichnet, so weit wie möglich ausschalten.
Zu den schlimmsten Zeitfressern zählen Ablenkungen und Unterbrechungen, häufiges Checken von Mails und Multitasking.
Wie werden wir mit Zeitdieben fertig? Schalten Sie sämtliche Geräte und Anwendungen aus, die Sie für Ihre Aufgaben nicht benötigen. Erstellen Sie jeden Tag eine Liste mit Ihren Prioritäten. Verschieben Sie Multitasking-Tätigkeiten und andere Dinge, die Sie unterbrechen, auf einen definierten Zeitraum. Checken Sie Ihre emails nicht mehr als zweimal am Tag.
Geben Sie Zeitfressern keine Chance, indem Sie diese Tipps sofort umsetzen!
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