Welche Zeitmanagement Methoden sind besonders effektiv? In diesem Artikel stelle ich Ihnen sechs dieser Tools vor.
Gutes Zeitmanagement bedeutet, dass wir produktiv sind. Es ermöglicht effizienteres und effektiveres arbeiten. Effizient sind wir dann, wenn wir Aufgaben schnell und mit geringem Aufwand erledigen. Effektiv zu sein bedeutet, die „richtigen“ Dinge zu tun, um an das gewünschte Ziel zu gelangen.
Häufig trifft man auf die Aussage: „Unsere Zeit können wir nicht managen, sondern nur uns selbst.“ Deshalb sprechen viele Leute eher von Selbstmanagement als von Zeitmanagement.
Die Zeitmanagement Methoden, die ich hier zeige, helfen erwiesenermaßen um produktiv zu werden.
1. Eisenhower Prinzip
Das Eisenhower Prinzip ist eine sehr effektive Zeitmanagement Methode, mit der sich Aufgaben einfach priorisieren lassen. So können wir wichtige und weniger wichtige Aufgaben besser voneinander unterscheiden.
Beim Eisenhower Prinzip wird jede Aufgabe jeweils einem von vier Feldern, auch als Quadranten bezeichnet, zugeordnet.
Der erste Quadrant beinhaltet die Aufgaben, die wichtig und dringend sind. Das können z. B. dringende Anliegen eines Kunden oder ein gravierendes technisches Problem in Ihrem Unternehmen sein. Diese Dinge müssen sofort erledigt werden.
Das zweite Feld enthält die Aufgaben, die wichtig, aber nicht dringend sind. Beispiele hierfür wäre die Erstellung neuer Produkte, Marketingkampagnen etc.. Ebenso gehören die Entwicklung Ihrer Persönlichkeit sowie die Erhaltung Ihrer Gesundheit in diese Kategorie.
Ein Großteil Ihres Erfolgs hängt von diesen Tätigkeiten ab. Verbringen Sie deshalb etwa drei Viertel Ihrer Arbeitszeit in diesem Bereich.
Im dritten Quadrant liegen die Aufgaben, die dringend, aber nicht wichtig sind. Dazu gehören beispielsweise die Bearbeitung unwichtiger emails oder unwichtige Anrufe.
Diese Aufgaben steigern Ihre Produktivität nicht unmittelbar, müssen aber manchmal erledigt werden. Lassen Sie diese entweder weg, verschieben Sie diese auf später oder delegieren Sie diese.
Das vierte Feld enthält die Dinge, die weder wichtig noch dringend sind. Beispielsweise ist das der Zeitvertreib mit social media, emails oder SMS, sofern es nicht Ihre Arbeit betrifft. Diese Tätigkeiten gehören in die Freizeit oder Pausen.
2. Pareto Prinzip
Das Pareto Prinzip ist eine Zeitmanagement Methode, die uns zu mehr Effizienz verhilft. Oft wird sie auch als 80/20-Regel bezeichnet.
Das Pareto Prinzip drückt folgendes aus: 80 Prozent eines Ergebnisses lassen sich auf nur 20 Prozent unserer Arbeitszeit zurückführen. Anders ausgedrückt: Wir erreichen 80 Prozent unserer Ziele mit nur 20 Prozent unserer Handlungen.
Laut Pareto sind nur wenige wesentliche Aufgaben für den Großteil unsers Erfolges verantwortlich.
Das Pareto Prinzip zeigt uns deutlich, dass sich unsere Aufgaben in ihrer Wichtigkeit unterscheiden. Daraus folgt, dass wir beim Festlegen unserer Aufgaben stets Prioritäten setzen sollten. Fokussieren Sie sich vor allem auf die wenigen wesentlichen Aufgaben.
Die richtige Priorisierung unserer Aufgaben wird oft unterschätzt. Viele Leute fertigen einfach eine To-Do-Liste an, auf der jede Aufgabe dieselbe Priorität hat. Erstellen Sie besser eine Prioritätenliste und erledigen Sie die wichtigsten Dinge immer zuerst.
Fragen Sie sich ganz bewusst, welche Relevanz jede Aufgabe hat. Welche 20 % Ihrer Tätigkeiten tragen zu 80 % Ihres Erfolgs bei? Verbringen Sie Ihre Arbeitszeit möglichst oft mit diesen Tätigkeiten!
3. Zeitdiebe eliminieren
Eine besonders hilfreiche Zeitmanagement Methode ist das Eliminieren von Zeitdieben, die man auch als Zeitfresser bezeichnet. Diese machen uns unproduktiv.
Zu den wichtigsten Zeitdieben gehören Störungen während der Arbeit. Insbesondere Ablenkungen und Unterbrechungen verhindern, dass wir uns auf unsere Aufgaben fokussieren können.
Das Smartphone ist eines der schlimmsten Zeitdiebe im Arbeitsalltag. Jederzeit können uns emails oder SMS aus der Arbeit reissen. Zeitdiebe sind auch Apps auf dem Computer, die bei der Erledigung wichtiger Aufgaben stören.
Schalten Sie Ihr Smartphone während der Arbeit aus oder legen es so weit weg, dass Sie nicht gestört werden. Schließen Sie in dieser Zeit auch störende Anwendungen auf dem Computer wie email, social media usw.. Sie müssen meistens auch nicht sofort auf jede Nachricht reagieren.
Auch wenn wir Unterbrechungen nie komplett eliminieren können, lassen sie sich doch zumindest reduzieren. Planen Sie dazu spezielle Zeiträume ein, in welchen Sie emails beantworten oder andere zurückrufen.
Was viele Leute vergessen: Auch Perfektionismus kann zum Zeitfresser werden. Perfektionisten sind meist nicht mit den Ergebnis ihrer Arbeit zufrieden und brauchen deshalb „unendlich lang“ um Aufgaben zu erledigen. Sie neigen außerdem zu Prokrastination, also zur sogenannten „Aufschieberitis.“
4. Tagesplanung
Ein Tagesplan sorgt für mehr Effektivität bei der Arbeit, denn er hilft uns dabei uns auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren. Er ermöglicht uns, unsere Arbeitszeit besser einzuteilen. Ein Tagesplan erleichtert die Analyse und Nachkontrolle unserer Arbeit.
Indem wir unsere Aufgaben aufschreiben, steigern wir unsere Motivation um anfallende Aufgaben anzupacken.
Erstellen Sie Ihren Tagesplan für den nächsten Tag am Vorabend. Das sorgt für Entlastung, so dass Sie besser abschalten können. Tragen Sie die zu erledigenden Aufgaben zusätzlich in Ihren Kalender ein. Eine feste Uhrzeit sorgt für noch mehr Verbindlichkeit.
Setzen Sie Prioritäten, indem Sie die Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit ordnen. Die wichtigsten Aufgaben stehen immer an erster Stelle und sollten auch zuerst erledigt werden.
5. In Zeitblöcken arbeiten
Zu den effektivsten Zeitmanagement Methoden gehört das Arbeiten in Zeitblöcken. Auf diese Weise steigern wir unsere Produktivität in hohem Maße.
Teilen Sie Ihren Arbeitstag am besten in mehrere Zeitblöcke von 45 bis 90 Minuten Länge ein. Konzentrieren Sie sich während dieser Zeit nur auf Ihre Arbeit. Sorgen Sie dafür, dass Sie vollkommen störungsfrei arbeiten können. Checken Sie keine emails und schalten Sie alle social media Kanäle ab.
Legen Sie zwischen den Zeitblöcken jeweils Pausen von ungefähr fünf Minuten ein. Planen Sie, nachdem Sie zwei bis drei Zeitintervalle lang gearbeitet haben, eine längere Pause von etwa 30 Minuten.
6. SMART Methode
Kurz- und mittelfristige Ziele erreichen Sie schneller, wenn Sie diese mit der SMART Methode formulieren.
Jeder der Buchstaben in „SMART“ steht für ein Kriterium. Ziele sind dann SMART, wenn sie diese Kriterien erfüllen.
„S“ steht für spezifisch. Das bedeutet, dass die Zielsetzung klar und konkret formuliert sein muss. Fragen Sie sich: Was genau möchte ich erreichen? Formulieren Sie so präzise wie möglich.
„M“ steht für messbar. Wenn wir keine messbaren Ergebnisse haben, lässt sich nicht feststellen, wie weit wir noch vom Ziel entfernt sind. Fragen Sie sich deshalb: Wie kann ich das gewünschte Ergebnis in Zahlen ausdrücken?
„A“ steht für attraktiv: Formulieren Sie Ziele, die eine Bedeutung für Sie haben. Sie sollten wichtig genug für Sie sein und eine Verbesserung bringen. Fragen Sie sich: Warum will ich dieses Ziel?
„R“ steht für realistisch: Formulieren Sie Ziele, die für Sie auch erreichbar sind. Wenn diese uns überfordern geraten wir in Stress oder geben vorzeitig auf. Fragen Sie sich: Ist dieses Ziel in der vorgegebenen Zeit realisierbar?
„T“ steht für terminiert: Terminieren Sie Ihre Ziele, definieren Sie also einen Zeitpunkt, zu dem diese erreicht sein sollen. Eine solche Deadline erzeugt einen positiven Zeitdruck, der uns zum Handeln bringt.
Fazit
Alle gezeigten Zeitmanagement Methoden helfen Ihnen dabei produktiver zu werden. Welche Methode ist für Sie am schnellsten machbar? Zögern Sie nicht bei der Umsetzung!
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